Zeitverschwendung verschärft Fachkräftemangel

Studien Arbeitswelten im Wandel 2022

16 November 2022

Schöne neue Digitalwelt!? Wenn man's richtig macht, schon…

Teil 1: Auswirkungen etablierter Kommunikationsmittel auf die Effizienz modernen Arbeitens

Der dritte Teil unserer repräsentativen Langzeitstudie zeigt: Büro-Effizienz ist heute im Vergleich zu vor zehn Jahren ganz anderes organisiert als zuvor. Wie kommt's und was lässt sich daraus schließen? Zwischen den Polen “Zeitverschwendung im Büro, die den Fachkräftemangel weiter verschärft” und den Chancen der digitalen Transformation in Lanzen Zyklen, braucht es immer wieder die Anpassung von Konzepten. Welche das sein können, stellt Ihnen dieser Blogbeitrag mit Inspiration, Neugierde und in voller Überzeugung der Bedeutung von gezieltem, lebenslangem Lernen vor. Tauchen Sie mit uns ein in die wesentlichen Ergebnisse der Studie zur Arbeitseffizienz und Belastung an Büro-Arbeitsplätzen, die die AKAD Universität unter der Leitung von Herrn Prof. Dr. Daniel Markgraf bereits zum dritten Mal in Kooperation mit der Büro-Kaizen® GmbH durchgeführt hat.

Große Befragung zur Transformation der Arbeitswelt durch die Digitalisierung

Wie die Studie ihre Aussagen gewinnt, ist besonders interessant, denn dem Absinken der Produktivität kann begegnet werden, wo die Verantwortlichen für gute Arbeitsergebnisse und tragfähige Strukturen in Unternehmen, Organisationen und KMUs am Ball bleiben. Statt sich eine Verschwendung von Ressourcen und Manpower durch unpräzise und überholte Strukturen zu leisten, stehen die Chancen auf Erfolg gut, wo passend geschulte Mitarbeitende mit dem Management an einem Strang ziehen.

Die Verlässlichkeit der Studien-Ergebnisse entsteht durch die Repräsentativität: Große Stichproben wie hier sind eher selten. Dass wir sie bereits zum dritten Mal durchführen, zeigt die Bedeutung, die wir dem Thema beimessen. Durch die Vergleiche der Ergebnisse über längere Zeiträume hinweg ist es uns möglich, Entwicklungen im Detail darzustellen und exakt im Zeitverlauf darzustellen. Die gesamten Studienergebnisse in allen Details finden Sie HIER. Wir greifen im Folgenden die wesentlichen Punkte heraus.

Langzeitstudie zeigt: Büro-Effizienz braucht große Aufmerksamkeit

Die Hauptergebnisse sind deutlich und zeigen gleichzeitig die Potenziale auf, die in gezielter, maßgeschneiderter und individuell passender Weiterbildung liegen:

  • Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet.
  • Effizienzkiller sind lange Suchzeiten, ineffiziente und wirkungslose Meetings sowie die weiter wachsende E-Mail-Flut, der oft nicht ausreichend geschulte Medienkompetenz gegenübersteht.

Ist der Fachkräftemangel teilweise hausgemacht?

Der Fachkräftemangel ist eines der größten Probleme, mit denen die deutsche Wirtschaft derzeit konfrontiert ist. Die Studie zeigt jedoch, dass es genügend Fachkräfte gibt – sie verschwenden allerdings ein Drittel ihrer Arbeitszeit aufgrund eines ineffizienten Umgangs mit der Digitalisierung. „Und das Schlimmste: Das Problem hat sich in den vergangenen zehn Jahren noch verschärft“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer der Büro-Kaizen® GmbH, die diese Studie unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von der AKAD University Stuttgart bereits zum dritten Mal seit 2013 und 2018 durchgeführt hat. Dagegen lässt sich etwas tun. Passende Bildungsangebote für Personalführung, Digitalisierung und Management sind hier das Tool der Wahl.

Die Tücke liegt im Detail - der klare strategische Blick entscheidet

Die Studie hat ergeben, dass die Suche nach Dateien und Papieren im Büro in den letzten zehn Jahren um sieben Prozent gestiegen ist. Das heißt: Statistisch gesehen verbringen Mitarbeiter einen ganzen Tag pro Woche nur damit, Arbeitsmaterial zu suchen. Drei Viertel dieser Zeit wird für die digitale Suche aufgewendet. Die tägliche Arbeitszeit, die Menschen mit E-Mails verbringen, ist seit 2013 um 60 Prozent gestiegen und liegt jetzt bei durchschnittlich 163 Minuten täglich. Der Digitalisierungsschub durch Homeoffice & Co. während der Pandemie hat hier natürlich großen Einfluss.

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Aus der Krise in die Kraft

Teil 2: Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Effizienz modernen Arbeitens

Laut Jürgen Kurz, geschäftsführender Gesellschafter der Büro-Kaizen® GmbH, sind die Ergebnisse ein Weckruf: „Wir befinden uns in der größten Wirtschaftskrise seit der Gründung der Bundesrepublik und verschwenden trotzdem jede dritte Arbeitsstunde im Büro. Führungskräfte müssen hier handeln, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht stundenlang nach Papieren und Dateien suchen, E-Mails bearbeiten oder Meetings abhalten.“ Die Corona-Pandemie habe in vielen Organisationen zu einem Digitalisierungsschub geführt, die Effizienz dabei aber verringert. Die Befragung hat ergeben, dass dies auch beim Projektmanagement der Fall ist. Unklare Absprachen, Probleme an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und Inkonsequenz bei der Umsetzung von Aufgaben führen dazu, dass viele Projekte inhaltlich, kostenmäßig und terminlich nicht wie geplant durchgeführt werden können. Mit den entsprechenden Gegenmaßnahmen lässt sich das jedoch ändern, sodass die Vorzüge des digitalen Zusammenarbeitens wieder voll zum Tragen kommen.

Zeit nutzen statt verschwenden durch klare Organisation

Büro-Arbeitswelt-Experte Kurz begegnet Zeitverschwendung mit Veränderungen in der Organisation der Arbeitsabläufe. Jede Gesamtorganisation profitiert von einem klaren Plan und eine effizienten Arbeitsweise, die individuell entwickelt werden sollte. Dazu gehören Regeln für die Nutzung von Software und das Ablagesystem. Wo Mitarbeitende zielgerichtet, dabei individuell passend trainiert werden, können Leistungspotenziale voll ausgeschöpft werden: „Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, da Menschen in stressigen Situationen oft auf ihre gewohnten Methoden zurückgreifen."

Problematik in allen Unternehmensgrößen vorhanden

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und hat bereits viele Bereiche des täglichen Lebens erfasst. Auch wenn immer mehr Unternehmen auf digitale Kommunikationsmittel setzen, zeigt die Studie, dass es damit nicht getan ist, sollen die positiven Möglichkeiten der fortschreitenden Digitalisierung auf die berufliche Kommunikation, Büroeffizienz und die Arbeitsorganisation nicht ins Gegenteil kippen. Professionell begleitet und didaktisch wie inhaltlich aufbereitet, können Mitarbeitende jeden Levels an eine erfolgsorientierte Arbeitsweise herangeführt werden. Für mehr Arbeitszufriedenheit und höhere Unternehmensidentifikation liegen hierin die idealen Ansatzpunkte.

Großer Zeitblock für die Bearbeitung von E-Mails

Die täglich aufgewendete Arbeitszeit für E-Mails entspricht 29,9 % der Arbeitszeit und ist um über 60 % seit 2013 gestiegen. Gleichzeitig ist der Anteil an Unternehmen mit gelebten E-Mail-Spielregeln (Antwortzeit, Verteilerkreise, ...) um 9 % gesunken. Gründe für die Nicht-Bearbeitung von Mails sind 1/3 fehlende Zeit und 2/3 schlechte Organisation. Hier besteht also deutliches Verbesserungspotenzial. Weil die zunehmende Flexibilität der Arbeitsorte und -zeiten sich spätestens seit Corona vervielfacht hat, wird diese Tatsache zur Herausforderung für die Work-Life-Balance: Knapp ein Drittel der Befragten gab an, auch am Wochenende oder im Urlaub berufliche Kommunikation zu bearbeiten bzw. für Kolleg:innen und Kund:innen erreichbar zu sein. Die kleinteilige Fülle frisst dabei die meiste Zeit: E-Mail ist das dominierende Kommunikationsmittel, ergänzt durch Chat- und Messaging-Tools. Weil drei Stunden am Tag mit der Bearbeitung von E-Mails inzwischen zum ganz normalen Arbeitsalltag zählen, eröffnen verbesserte Bewältigungsstrategien entsprechend große Zeitfenster. Die Vorteile der Asynchronität des Kommunizierens für die Abstimmung mit Kund:innen und Kolleg:innen, die einfache Terminfindung und -koordination wird dann voll ausgenutzt und nicht länger konterkariert durch die hohe Zahl und oft wenig hohe Bedeutung der E-Mails. Überlastung und viele Nachfragen sinken, die Arbeitseffizienz steigt.

Besprechungen brauchen immer mehr Zeit

Ein Viertel der Arbeitszeit wird für Besprechungen aufgewendet, auch wenn diese zunehmend virtuell stattfinden und auch in 3D-Welten realisiert werden können: In konkreten Zahlen heißt das, + 39 % seit 2013. Die dafür aufgewendete Arbeitszeit durch ineffiziente Besprechungen beläuft sich auf + 72 % seit 2013. Berücksichtigt man dabei, dass von fünf Besprechungsteilnehmenden durchschnittlich eine Person parallel an komplett anderen Dingen arbeitet, verwundert das nicht. Hieraus ergeben sich Störungen im Arbeitsfluss, die sich negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken. Projekte können so nicht mehr im vorgesehenen finanziellen und zeitlichen Rahmen realisiert werden. Mit klaren Regelungen lässt sich hier sehr gut gegensteuern.

Herausforderungen für die Work-Life-Balance gut lösen

Die Grenzen zwischen Privatleben und Berufsleben verschwimmen durch die digitale Transformation immer mehr: Im Urlaub von der Arbeit komplett abzuschalten, ist nur noch gut der Hälfte der Befragten möglich durch die permanente Erreichbarkeit. Weil 57 % der Unternehmen keine Regelungen für feste Präsenzzeiten im Homeoffice haben, besteht hier dringender Handlungsbedarf. 66,5 % der Befragten belastet es, ungelesene oder unbearbeitete E-Mails zu haben… Arbeitszufriedenheit und Regenrationsphasen können also mit individuell passenden Regelungen sehr gut gesteuert werden.

Konglomerat der Versäumnisse auflösen

Digitalisierungs-Knowhow bei Hard- und Software aufzuholen durch gezielte Schulungen und Wissensverbreiterungen, z.B. über Weiterbildungsangebote zum Projektmanagement, Fernstudiengängen zur Digital Transformation und modernem Digital Business, ist ein weiteres Instrument. Mitarbeitende wünschen sich individuell nutzbare Schulung und Unterstützung, da Digitalisierung bisher oft nicht oder nicht umfassend genug zu mehr Klarheit der Unternehmensstrategie geführt hat. Dieses fehlende Wissen kostet in Summe 69 % der Arbeitszeit – eine Zahl, der Unternehmensverantwortliche mit dem passenden Bildungsangebot gut begegnen können.

Freiräume schaffen und erhalten in Büro & Co.

Die Studie legt offen, wie sich zentrale Werte zwischen 2022 und 2018 verändert haben:

  • + 34 % mehr Zeit für die Bearbeitung von Mails
  • + 19 % höhere Verschwendung durch E-Mails
  • + 23 % mehr ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeitende in Besprechungen
  • + 44 % der Besprechungsdauer kosten ineffiziente Besprechungen
  • + 28 % Anstieg der Suchzeiten
  • + 68 % Anstieg der Verschwendung durch nicht digitalisierte Prozesse

Unternehmen, die sich zukunftsorientiert auf dem Markt behaupten wollen, setzen deshalb in grundlegender Weise darauf, dass ihre Mitarbeitenden und Teams effizient arbeiten können. Dies ist vor allem deshalb wichtig, weil der Zeit- und Kostendruck in der Wirtschaft durch sich verschärfende Rahmenbedingungen – Stichworte dafür sind Energiekrise, stockende Lieferketten, Materialmangel etc. – zunimmt und es an qualifiziertem Fachpersonal mangelt. Das Fazit von Prof. Dr. Markgraf und seinem Team der AKAD University in Kooperation mit Büro-Kaizen® GmbH nach zehn Jahren Studien über die Arbeitseffizienz in Unternehmen lautet: Die Zahlen belegen, dass bisher noch nicht alle Chancen der Digitalisierung genutzt wurden.

Büroeffizienz zu stärken, schützt Gesundheit und Unternehmen gleichermaßen

Mit entsprechender Konsequenz in der Verbindung von Digitalisierung mit den Prozessen und die Dezentralisierung der Arbeit und Daten lässt sich Ineffizienz vorbeugen. „Akzeptieren Sie nie die Ausgangssituation“ ist ein wichtiges Kaizen-Prinzip. Neben den Zahlen der Studie findet sich deshalb im Whitepaper auch ein Selbsttest, mit dem sich herausfinden lässt, wo Unternehmen stehen. Und wo sich ansetzen lässt für die Verbesserung. Denn auch, wenn die Studienergebnisse deutliche Trends zeigen sind, so findet die Digitalisierung jetzt stattund bietet viele Chancen für Menschen und Prozesse. Also: Auf in eine effizientere Zukunft!

Handlungsfähigkeit zurückgewinnen

Der erste Schritt zur Heben aller vorhandenen Potenziale ist das Verständnis der Ausgangssituation und das Ausloten der Chancen darin. Die digitale Transformation als hilfreichen Prozess zu begreifen, ist der Ausgangspunkt. Dabei kommt es entscheidend darauf an, wie die Instrumente und Möglichkeiten eingesetzt und die Betroffenen mitgenommen werden. Dabei unterstützt die AKAD University mit maßgeschneiderten Bildungskonzepten. Dass die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Effizienz modernen Arbeitens signifikant sind, ist spätestens mit dieser Studie klar. Gemeinsam lässt sich vieles dafür tun, dass alle Beteiligten – Mitarbeitende wie Unternehmen/Organisationen – sich als gestaltende Individuen erleben und moderne Arbeitswelten im Wandel positiv erlebt und sinnstiftend wie erfolgsbringend genutzt werden.

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